EXTREME CONSTRUCTION & MAINTENANCE
Administrador de la oficina
Tiempo completo • Eagle River
Responsive recruiter
Beneficios:
- Tiempo libre remunerado
- Oportunidad de ascenso
- Formación y desarrollo
Administrador de la oficina
Tipo de puesto: Regular, todo el año
Horario: De lunes a jueves, de 30 a 35 horas a la semana
Ubicación: Solo en persona, Eagle River AK
Informes a: Encargado/Propietario de la oficina
Horario: De lunes a jueves, de 30 a 35 horas a la semana
Ubicación: Solo en persona, Eagle River AK
Informes a: Encargado/Propietario de la oficina
Resumen del puesto
Extreme Construction & Maintenance busca un Administrador de Oficina altamente organizado, fiable y automotivado para apoyar las operaciones diarias de nuestra creciente empresa constructora. Este puesto requiere la capacidad de trabajar de forma independiente, priorizar múltiples responsabilidades y mantener la confidencialidad, asegurando al tiempo que las operaciones de la oficina funcionen de forma eficiente.
El candidato ideal es detallista, proactivo y cómodo gestionando diversas funciones administrativas, de recursos humanos, contabilidad, facturación y soporte a proyectos con supervisión mínima.
Deberes y responsabilidades esenciales
Administrativa
- Gestionar las operaciones diarias de oficina y las tareas administrativas.
- Contesta el teléfono, responde a los correos electrónicos de forma profesional.
- Organizar y mantener los sistemas de archivo electrónico y en papel.
- Preparar y organizar la correspondencia, los informes y los documentos de la empresa.
- Mantener los registros de la empresa y garantizar la exactitud de los documentos.
Recursos Humanos
- Ayuda con el reclutamiento, la selección de candidatos, la programación de entrevistas y la incorporación.
- Prepara la documentación de nueva contratación y despido.
- Mantén los archivos de personal de los empleados y la documentación de RRHH.
- Haz un seguimiento de las certificaciones, licencias y cumplimiento requerido de empleados y contratistas.
- Asegurarse de cumplir con las políticas de la empresa y la documentación laboral.
Contabilidad y Apoyo Financiero
- Prepara las facturas de los clientes y copias de seguridad de la documentación para la revisión del responsable.
- Haz un seguimiento de cuentas por cobrar.
- Registrar los gastos y ayudar con el seguimiento de los costes del trabajo.
- Mantener los registros de los proveedores y tramitar facturas.
- Supervisa los gastos de la oficina y mantén registros financieros precisos.
Apoyo a las Operaciones de Construcción
- Haz un seguimiento de los gastos y presupuestos del proyecto.
- Ayuda con la documentación del puesto y los archivos de proyectos.
- Coordina permisos, documentación de subcontratistas y documentación de cumplimiento.
- Supervisa los contratos de alquiler y el seguimiento mensual de los pagos.
- Apoyar al contratista general y al líder de campo con necesidades administrativas.
Cumplimiento y auditoría
- Audita la documentación de los empleados para comprobar su integridad y precisión.
- Asegúrate de que la documentación requerida de la empresa esté actualizada.
- Mantener registros organizados de seguros, licencias y cumplimiento normativo.
- Colaborar con auditorías internas y mejoras de procesos.
Cualificaciones
- Mínimo de 3 años de experiencia administrativa; Se prefiere experiencia en oficina de construcción.
- Experiencia con Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para priorizar tareas concurrentes y cumplir plazos.
- Alto nivel de profesionalidad y confidencialidad.
- Gran atención al detalle y precisión.
- Mantén una asistencia fiable y respeta los horarios de trabajo establecidos.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
Habilidades preferidas
- Experiencia en facturación y conciliación de datos.
- Experiencia en el seguimiento de costes y gastos de proyectos.
- Capacidad para identificar mejoras en los procesos y trabajar de forma independiente.
- Cómodo aprendiendo nuevos programas y procedimientos de la empresa.
- Cómodo con la documentación en papel y software
- Familiaridad con la documentación de construcción, permisos o cumplimiento normativo
Requisitos físicos
- Períodos prolongados sentado y trabajando en el ordenador.
- Capacidad para levantar ocasionalmente hasta 25 libras.
Beneficios
- Tiempo de baja acumulado remunerado
- Póliza de Accidentes de la Empresa
- Oportunidad de Avance
- Formación en el puesto de trabajo
Sobre nosotros:
Extreme Construction & Maintenance es un nombre de confianza en la industria de la construcción de Anchorage, ofreciendo servicios de construcción y mantenimiento de alta calidad en Anchorage, Eagle River y las comunidades circundantes. Nuestros clientes confían en nosotros por nuestra experiencia, fiabilidad y compromiso con la entrega de una mano de obra de calidad, sin importar las condiciones.
Como empresa local en crecimiento, creemos que nuestros empleados son la base de nuestro éxito. Fomentamos un entorno colaborativo y orientado al equipo donde el trabajo duro, la responsabilidad y la iniciativa son reconocidos y valorados. Cada miembro del equipo desempeña un papel importante para ayudarnos a ofrecer un servicio excepcional a nuestros clientes y mantener la reputación que hemos construido con esfuerzo.
Compensación: 25,00 - 29,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)